• les archives courantes : le dossier vivant est conservé dans le bureau ;
• les archives intermédiaires : pendant cette période de moindre utilisation, le dossier clos est conservé à proximité ;
• les archives définitives : leur valeur administrative est périmée, les documents qui présentent un intérêt historique seront versés aux Archives départementales pour y être conservés indéfiniment.

Le sort des archives : le tableau de gestion

Tous les documents produits ne peuvent être conservés. Le sort final réservé aux dossiers (conservation, élimination ou tri) sera défini dans un tableau de gestion. Lorsqu'il n'existe pas de tableau de gestion élaboré entre les administrations centrales, il est le résultat de la collaboration entre l'administration et le service des Archives.

Il précise :

• la durée d'utilité administrative définie en fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (délais de prescriptions légales), et des besoins d'information nécessaires à leur bonne marche ;
• le sort final des documents (élimination, conservation, tri). Le tableau de gestion constitue un contrat d'archivage, mais il ne remplace pas le visa d'élimination.

Les archives intermédiaires, qui n'ont plus d'utilité courante mais dont la durée d'utilité administrative court toujours, gagnent à être regroupées dans un local spécifique où elles continuent à être gérées et inventoriées.

Conseil : pour organiser votre local d'archivage, parlez-en avec vos correspondants archives.

Préparer un versement

• mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement (les regrouper selon les différentes activités du service, vérifier la cohérence entre le titre du dossier et son contenu, vérifier l'exactitude des dates extrêmes...)
• conditionner les dossiers en boîtes solides et les numéroter de 1 à n
• rédiger le bordereau de versement

Contacter les Archives départementales

• envoyer le bordereau de versement (éventuellement par messagerie) ;
• après vérification du bordereau par les Archives départementales, la date de transfert des documents aux Archives départementales sera fixée conjointement. Le transfert est à la charge du service versant. Dans la mesure du possible, charger les boîtes dans le véhicule dans l'ordre décroissant des numéros en commençant par le dernier.

Transfert et prise en charge

• après vérification de la cohérence entre le bordereau et les boîtes, le versement est rangé dans les magasins d'archives ;
• le versement est porté au registre des entrées. Une cote lui est attribuée, celle-ci figure sur le bordereau de versement ;
• le retour au chef du service versant d'un exemplaire dûment signé du bordereau clôt les opérations de versement. Cet exemplaire est conservé par le service en vue des besoins ultérieurs de consultation des dossiers.

Eliminer

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales qui décharge le service de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents (intérêt historique). Le chef du service qui souhaite détruire des dossiers établit un bordereau d'élimination qui doit contenir une description sommaire des documents, les dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires ou aux tableaux de gestion et indiquer le métrage correspondant.

Le chef de service atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. Conservez soigneusement le bordereau d'élimination après visa. La destruction matérielle des documents incombe au service producteur qui doit s'assurer de la confidentialité de l'opération.

Archives publiques : comment externaliser la conservation intermédiaire de vos dossiers ?

Le Code du patrimoine donne la possibilité aux services de l’Etat, collectivités territoriales et leurs groupements et aux établissements publics d’externaliser leurs archives publiques.

Il va s’agir en fait de confier à un prestataire extérieur la conservation intermédiaire des documents dits courants ou intermédiaires, (dossiers « vivants » ou qui n’étant plus d’un usage courant, doivent encore être conservés pour des raisons administratives ou juridiques).

Néanmoins, le caractère public de ces documents, ainsi que la possibilité qu’ils deviennent à terme des archives historiques susceptibles d’être versées aux Archives départementales font que cette procédure est encadrée par différentes modalités et placée sous le contrôle de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’Etat, en l’occurrence le Directeur des Archives départementales.

Si vous souhaitez vous tourner vers cette solution, consultez la fiche conseil.